AGS Kogebogen - Politikker 1

Politikker og kommunikation

Under redigering

AGS Kogebogen - Politikker 2
AGS Kogebogen - Politikker 3

Generelt:

AG Sundhedsfremme sætter en dyd i at pleje en uformel, glad og konstruktiv omgangsform. Det er KLAN-ÅNDEN som skal kendetegne os, og give os den medvind som små virksomheder behøver i kampen mod de store.

Dette skal imidlertid ikke hindre visse faste rammer for vores fundament hvad angår kvalitet, lovgivning og samarbejde. Derfor har vi herunder defineret nogle få politikker, hvoraf noget er obligatorisk for lovgivning og kvalitetsstandard, og andet har lidt mere karakter af positive tilvalg fra AGS’ ledelse.

Som altid tilskynder vi til konstruktive forslag til forbedringer – ikke kun af procedurer og metoder, men også af politikker. Det hænder jo at noget ikke går helt som vi ønsker og dette er vi ærlige omkring. Det skal give anledning til forbedringer – ikke til sanktioner!

Det er dog en helt generel politik at ingen ændringer finder sted før det er vurderet og besluttet af AGS’ ledelse.

AGS Kogebogen - Politikker 4

Kvalitetspolitik

Kvalitetsmanualen pkt 2.5:

Det er AGS’ politik at vores produkter og rådgivning udføres med sundhedsfaglig og etisk ansvarlighed under hensyntagen til den individuelle klients integritet og sikkerhed, kunde-virksomhedens produktion, økonomi, påvirkning af eksternt miljø og kravene i gældende dansk lovgivning (f.eks. arbejdsmiljø- og persondata registrering og håndtering).

AGS driver og vedligeholder processer til styring af forretningen som helhed, i henhold til ISO 9001:2015 og EN 15224:2016, til styring af de kliniske serviceydelser og til styring af risici i forbindelse med udførelsen af disse ydelser, og vil til stadighed overvåge og forbedre kvalitetsstyringsprocesserne og deres effektivitet for at opnå kvalitetskarakteristika og kvalitetsmål til klienternes og kundernes gavn og tilfredshed, samt at undgå spild af ressourcer, materialer m.v. med henblik på at forbedre konkurrencedygtigheden.

Kvalitetspolitikken gennemgås med henblik på fortsat egnethed under den årlige Ledelsesevaluering i henhold til kapitel 3.7.

Og hvordan skal dette så forstås …?

  • Vi arbejder systematisk, det vil sige efter definerede procedurer, så vi VED at det er korrekt og ens hver gang. Opstår der fejl, så registrerer vi dem, følger op og tager skridt til at forhindre at det sker igen – det er IKKE for at hænge nogen ud !!
  • Vi er risiko-orienterede, det vil sige at vi tænker “hvad kan gå galt” FØR DET SKER, hvis muligt, analyserer og tager skridt til at det ikke kommer til at ske,
  • Vi arbejder i processer, det vil sige tingene foregår i en bestemt rækkefølge (Salg → planlægning → indkøb → udførelse → dataanalyse … osv), så vi ikke glemmer noget, og intet går igang før forudsætningerne er på plads,
  • Vi har høj faglighed, det vil sige at vi måler og rådgiver vores klienter efter anerkendte sundhedsfaglige metoder. Vi diagnostiserer ikke (vi foreslår at kontakte egen læge) og foreslår aldrig alternative behandlinger eller hjemlige medicinske eksperimenter.
  • Vi er til for klienten, det vil sige at vores rådgivning skal baseres på klientens situation. Dårlige måleresultater til trods, så skal klienten gå tilfreds ud af døren. Der er nemlig altid noget pænt at sige!
AGS Kogebogen - Politikker 5

Kommunikation:

Vi taler naturligvis pænt til alle, hinnanden såvel som klienter og kunder. Selv en dårlig besked kan godt serveres høfligt. Mobning eller anden form for klan-skadelig adfærd er strengt forbudt.

Ekstern kommunikation:

Det er som udgangspunkt Annette som har kontakten med kunden og eventuelle myndigheder, og sygeplejersken som har kontakten med klienten.
Klinik-ressourcen kan aftale mindre planlægningsjusteringer med kundens lokale kontaktperson, såfremt det ikke har indflydelse på ressourcer eller projekt-økonomi.

I klinikken holdes fokus på klienten og de ydelser, der er aftalt:

  • Vi omtaler ikke egne personlige eller private forhold (og heller ikke kollegers eller ledelsens),
  • Vi udtrykker ikke uenighed – for slet ikke at nævne utilfredshed – med interne procedurer eller beslutninger,
  • Vi foreslår ikke konkurrenters ydelser og henvisning til eventuelle egne ydelser (som ikke er i konkurrence med AGS) skal aftales med Annette.

HUSK: Uanset hvor galt det står til, så er der ALTID noget pænt at sige til klienten.

Intern kommunikation:

Vi sætter pris på en uformel omgangstone. Der findes ingen “dumme spørgsmål”, og generelt vil vi hellere bruge 5 minutter på at gentage en forklaring end at risikere at bruge 5 timer på at rydde op efter noget som kunne være undgået – hvis der havde været spurgt i tide 🙂

Det er dog nødvendigt at holde lidt kort snor i den kommunikation, som handler om projekt-koordineringen:

  • SMS, Messenger eller WhatsApp beskeder er hyggelige, men betragtes som uformelle. De tæller ikke som dokumentation for planlægning osv, – brug hellere Email, TEAMS chat, eller ring til Annette,
  • Det forventes at STORE PLAN ressource-arket holdes ajour – det muliges kunst, forstås.
    Jo bedre tilgængeligheden er opdateret, jo hurtigere kan Annette reagere når et nyt projekt dukker op. Hvis ingenting (hverken rød eller grøn) er angivet, går Annette udfra at der findes muligheder, men vil som udgangspunkt prioritere en ressource som har grøn-markeret dagen.
    Hvis man ændrer en dag fra grøn til enten rød eller blank, skal Annette informeres. Det KAN tænkes at hun er i gang med at disponere i forhold til grøn-markeringen.
AGS Kogebogen - Politikker 6

AGS-identitet:

Vi finder det vigtigt at vores kunder og klienter kan se hvem vi er, og at vi er AG Sundhedsfremme personale. Vi ønsker således at man bærer vores logo i een eller anden forstand når man er på et projekt. Enten har man sit AGS ID-kort synligt, eller man har en AGS trøje/vest på. MEGET gerne begge dele 😉

Påklædning:

Det er jo ikke uden grund at vi har investeret i en god kvalitet AGS tøj til alle. Det er ikke en uniform i ordets egentlige betydning, men en mulighed for at være AGS-synlige når vi er hos kunden. Og vi ser meget gerne at tøjet benyttes mest muligt 😀

ID kort:

Det kan måske være lidt bøwlet at have ID-kortet hængende når man klinikker, men hav det liggende fremme og bær det helst hvis du forlader klinik-lokalet, så virksomheden kan se at du er en velkommen gæst. Det giver ofte medarbejdere anledning til at spørge ind til sundhedstjekkene i virksomheden.
Hvis et ID-kort bortkommer, kan du henvende dig til Peter for at få fremstillet et nyt.

AGS Kogebogen - Politikker 7

Sundhedspolitik:

Det er naturligvis uaceptabelt at være påvirket af rusmidler, inkl alkohol, når man representerer AGS – i klinikken såvel som andre kontakter med kunder eller klienter.

Vi er jo alle sundhedsfaglige kompetencer, så det forventes at vi hver især udviser en sundhedsfaglig adfærd sammenlignelig med, eller bedre end, det vi anbefaler klienterne. Vi er forbilleder!
Vi har således forventninger til fremtoning og adfærd, som har en logisk sammenhæng med det vi sælger og udfører.

  • Hos AGS er man ikke-ryger, og i hvert fald aldirg i forbindelse med et klinik-projekt,
  • Vi ser helst at klinik ressourcer er i “passende” fysisk form. Vi vil hellere have erfaring end fitness, men man kan jo ikke foreslå en “meget overvægtig” person at tabe sig hvis man selv har samme form …?
AGS Kogebogen - Politikker 8

Persondata politik

AGS forpligter sig til at opfylde kravene i EU Persondataforordning 2016/679, og som dataansvarlig i forhold til den individuelle klient er det vores politik at opbevare og beskytte klientens personlige helbredsdata så længe klientens arbejdsgiver (kundevirksomheden) kan betragtes som kunde hos AGS, eller til klienten eventuelt anmoder om at få sine data slettet – hvad der måtte komme først.

Formålet med registrering af klienters helbredsdata er at kunne præsentere klienten for sine historiske data ved en senere undersøgelse, til gavn for den sundhedsfaglige rådgivning.
Klient data deles ikke med eksterne organisationer, bortset fra danske myndigheder som måtte rekvirere data i forbindelse med behandling af fx en arbejdsskade sag (som fx en høreskade).

Klienters helbredsdata opbevares efter følgende principper:

  • AGS er Dataansvarlig for klienternes registrerede stamdata og helbredsdata målt af AGS, med mindre klientens arbejdsgiver har bedt om en databehandleraftale, hvorved kunde-virksomheden bliver Dataansvarlig og AGS bliver Databehandler,
  • Klinters data opbevares i Dropbox og på beskyttet digitalt medie i AGS’ hjemmekontor,
  • Klientdata opbevares i 3 år fra senest udførte undersøgelse hos den pågældende arbejdsgiver, med mindre andet aftales med virksomheden på vegne af deres medarbejdere (vores klienter), bortset fra undersøgelser omfattet af Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1165 af 16. december 1992 om Arbejdsmedicinske undersøgelser, hvor opbevaringskravet er 40 år,
  • Fra og med 25. Maj 2018 anmodes klienter om skriftligt samtykke til data registrering,
  • Samtykke til dataregistrering er ikke en betingelse for udførelse af undersøgelser. Der vil blot blive udfyldt en håndskreven rapport til klienten,
  • Klienter som findes i AGS’ databaser for helbredsdata før 25. Maj 2018, skal ikke give samtykke for registrering af data før denne dato,
  • En klients ønske om data-sletning (eller nægtet samtykke) skal efterkommes efter maksimum 1 måned.
  • Helbredsdata opbevares ikke i tredjelande.

Specifikke beskrivelser af håndteringen fremgår af kvalitetsmanualens Sektion 9.

Persondata beskyttelse